La importancia de digitalizar la información gubernamental

En México, la gestión de los expedientes oficiales de los entes gubernamentales se ha convertido en toda una debilidad.

 Por Lic. José Antonio Paredes Cortes

 

kbits-paredesLa pérdida de documentos e información que dan cuenta de la actividad cotidiana de los tres niveles de gobierno en México está en riesgo, esto debido a la falta de infraestructura tecnológica necesaria y adecuada para su resguardo digital, pero ¿qué es la digitalización de documentos? Es un proceso en el cual la digitalización de documentos es fundamental para hacer una representación digital (imagen) de un documento en papel, mediante este proceso se almacenan los archivos digitalizados  en una base de datos con datos o información capturada resultantes de digitalizar un documento.

Para ello y para no variar en este tema, México se encuentra en estatus de rezago en la gestión documental, un ejemplo muy claro es que en muchos Estados donde las Juntas de Conciliación Federales y Estatales son una verdadera tragedia y monserga de papeles, donde el manejo del expediente aun es manual, por ende las diligencias o trámites duran meses, y si le súmanos que en el 2017 será un año “austero” o de recortes presupuestales esto se complica más, de ahí que la digitalización documental es de suma importancia.

En teoría o por lo menos en comerciales se nos dice que la información depositada en archivos gubernamentales debe ser accesible, veraz, oportuna, completa y reutilizable, además que como bien sabemos, es un derecho fundamental el acceso a la información. ¡Bien! Se lee y en teoría es el deber ser, pero la gestión de los expedientes oficiales de los entes gubernamentales se ha convertido en toda una debilidad, por lo que se requiere implementar mecanismos tendientes a mejorar la gestión pública en términos de calidad y eficiencia, avanzando en el uso de herramientas tecnológicas que permitan una mejor utilización de la información de la Administración vía digitalización, desde luego el proceso de digitalización de documentos no sólo afecta a los documentos en papel, sino que también en su término más amplio contiene otras fuentes de datos a digitalizar como son: mapas, planos, fotografías, música, videos, señales de TV, radio, entre otros, lo cual se basa en convertir un origen analógico a una representación digital.

En este sentido, las leyes, reglamentos o normas juegan un papel muy importante, donde el rezago legislativo se suma la falta de infraestructura, capacidades, personal especializado, instrumentos de apoyo y recursos para garantizar la adecuada gestión de los expedientes oficiales, así la digitalización en gobierno hace a la información útil al adicionar metadatos que pueden ser explotados a través de sistemas o software de gestión de documentos electrónicos, haciendo que las búsquedas o localización de documentos, expedientes, mapas, fotos, etc., sea flexible y versátil, donde ahorremos tiempo, apoyemos a la ecología y contemos con una plataforma tecnológica que nos haga competitivos. Tenemos que considerar como sociedad y como gobierno, que en esta época de avances informáticos y de auge tecnológico, la digitalización nos brinda beneficios:

1.- Permite una mejor conservación de los documentos originales,

2.- Disminuye los requerimientos de espacio físico de archivo en oficinas institucionales,

3.- El acceso a la información está restringida sólo a usuarios autorizados,

4.- Permite el acceso simultáneo aun mismo expediente o documento, desde cualquier parte del mundo y prácticamente en cualquier tipo de dispositivo de consulta,

5.- El acceso a la información es mucho más ágil y eficiente ya que los documentos se encuentran y ligan a través de sistema de gestión, el cual permite diversos tipos de búsquedas personalizadas, pre-configuradas o automatizadas.

En el papel se reconoce que los documentos que generan los tres niveles de gobierno son indispensables para garantizar el derecho al acceso a la información y a la rendición de cuentas, sin embargo, las áreas de archivo tienen deficiencias en capacitación, carecen de conocimientos básicos para ponderar el valor de la información contenida en ellos, lo que puede derivar en la destrucción arbitraria de expedientes.

Se requiere, hay que invertir e innovar, la digitalización de nuestro quehacer público es vital para guardar la historia del trabajo cotidiano, que se refleja en expedientes, informes, proyectos, planos, entre muchos más, con ello, el proceso de digitalización de documentos es la solución a varios de los problemas mencionados, con este proceso se obtienen las herramientas para hacer más ágil y accesible el acceso a la información gubernamental.

 

Lic. José Antonio Paredes Cortes, MA.

Consultor Tecnológico.

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Twitter: @JAParedesCortes